4 نصائح لتعزيز مصداقيتك

يمكن القول إن التواصل الفعال هو أحد أهم المهارات لنجاحك في العمل - وفي بقية حياتك. عندما يمكنك التعبير عن وجهة نظرك والتعبير عن التعاطف وتقديم قضيتك ببراعة ، فإنك تبني المصداقية والثقة والعلاقات وتطور حياتك المهنية.

ولكن لسوء الحظ ، يمكن أن يكون التواصل أيضًا صعبًا - مع وقت قصير جدًا ، وفجوات كثيرة جدًا بين الأشخاص والعديد من الأفكار المعقدة لمشاركتها. لكن دراسة جديدة توضح أنواع التواصل التي يقدرها الناس - وبالتالي كيف يمكنك العمل بشكل أفضل مع الآخرين وجني الفوائد.

الاتصالات لها تأثيرات كبيرة

مهارات الاتصال لها تأثير كبير على الفعالية والمصداقية. في الواقع ، عندما يُنظر إلى القادة على أنهم يتواصلون بشكل أكثر فاعلية - بمزيد من الدفء والتمكين - فإن أعضاء الفريق يكونون أكثر تفاعلًا وفعالية وحتى متفائلين ، وفقًا لدراسة أجرتها جامعة بولونيا وويلمار شاوفيلي من جامعة أوتريخت.

وفي دراسة أخرى قام بها جامعة مونستر، حكم الناس على أسلوب الاتصال فوق أوراق الاعتماد المهنية في تقييم الجدارة بالثقة ومصداقية المحتوى والخبراء.

التحدي

يمثل التواصل تحديًا بالنسبة للكثيرين ، ومع ذلك ، فإن 59٪ من العاملين في مجال المعرفة قلقون بشأن انخفاض فعالية الاتصال ، خاصة وأنهم يعملون بشكل هجين - وفقًا لدراسة أجرتها Grammarly. يقدر قادة الأعمال في الدراسة أن أعضاء فريقهم يفقدون ما معدله 7.5 ساعة في الأسبوع بسبب ضعف التواصل ، حيث أفاد 72٪ أن فريقهم يعاني من صعوبة في فعالية الاتصال.

بالإضافة إلى ذلك ، قال 90٪ من الأشخاص إن سوء الاتصال له آثار سلبية مثل زيادة التكاليف (45٪) ، أو عدم الالتزام بالمواعيد النهائية (39٪) ، أو انخفاض سمعة العلامة التجارية (34٪) أو انخفاض الإنتاجية (28٪). ودراسة قرقرة أظهر أن 86٪ من الأشخاص يعتقدون أن الافتقار إلى مهارات الاتصال والتعاون الفعالة هي الأسباب الرئيسية لفشل مكان العمل - وأنه عندما تتواصل الفرق بشكل فعال ، يمكن أن تزيد الإنتاجية بنسبة تصل إلى 25٪.

التواصل بشكل أفضل

ولكن من الممكن التواصل بشكل أكثر فاعلية والاستمتاع بمزيد من مكافآت التواصل - مثل مصداقية أكبر وعلاقات أفضل أيضًا.

# 1 - كن انتقائيا

يمكن أن يتعرض البريد الإلكتروني لسمعة سيئة كمسؤول عن الوقت ، لكن معظم الناس يفضلونه. في الواقع ، وفقًا لدراسة أجراها الحية الوظيفي، فهو في أعلى القائمة من حيث كيفية تواصل الأشخاص في العمل. هذه هي الأشكال المفضلة لدى الناس لتواصل العمل:

• رسائل البريد الإلكتروني ، 49٪
• المكالمات الهاتفية 23٪
• تطبيقات المراسلة الفورية 21٪

وفي عالم به الكثير من الاجتماعات ، يمكن أن يكون البريد الإلكتروني بديلاً مرحبًا به. في دراسة أجراها mmhmm، قال 57٪ من الأشخاص أنه كان من الممكن تجنب الاجتماع باستخدام البريد الإلكتروني ، في كثير من الأحيان أو في كثير من الأحيان.

كن على دراية بما يفضله الناس بشكل عام ، واستخدم البريد الإلكتروني بثقة - خاصة عندما يمكن للبريد الإلكتروني أن يحل محل الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك ، استخدم قاعدة الخمسة مع البريد الإلكتروني. إذا كانت رسالة بريد إلكتروني تستغرق أكثر من خمس دقائق للقراءة ، أو تتضمن أكثر من خمسة أسطر أو تتطلب أكثر من خمسة تبادلات للحصول على حل ، فقد يكون من الأفضل التقاط الهاتف. من ناحية أخرى ، إذا كنت بحاجة إلى إيصال الكثير من التفاصيل التي سيحتاج الأشخاص إلى الرجوع إليها لاحقًا ، فقد يكون البريد الإلكتروني هو الأسلوب المثالي للاتصال.

ولكن ضع في اعتبارك أيضًا ما يفضله الأفراد. بالنسبة للبعض ، يعد إرسال الرسائل النصية لأغراض العمل انتهاكًا غير مناسب للحدود ، ولكنه مقبول جيدًا بالنسبة للآخرين. أو في بعض الحالات ، قد يفوتك شخص ما في محادثة Teams ، ولكن يمكنك اللحاق به بسهولة في البريد الإلكتروني. وبالنسبة لمندوب المبيعات الموجود دائمًا في سيارته ، قد تعمل المكالمات الهاتفية بشكل أفضل.

# 2 - ابدأ البث المباشر

في حين أن الكثير من العمل قد أصبح بعيدًا ، لا تزال هناك قيمة هائلة في الاتصال المباشر. وفقًا لدراسة LiveCareer ، اتفق 83٪ من المشاركين على أن الاتصال عبر الإنترنت من المرجح أن يتسبب في سوء الفهم أكثر من الاتصال الشخصي. ومن المثير للاهتمام (أو المخيف) أن هذا كان صحيحًا بشكل خاص في مجال الرعاية الصحية حيث اعتقد 97٪ أن الاتصال عبر الإنترنت يسبب الارتباك.

وجد 81٪ من الأشخاص أن الاتصال عبر الإنترنت يستغرق وقتًا أطول من التواصل الشخصي. قد يستغرق الاتصال وقتًا أطول ، ولكن بمجرد القيام بذلك ، ستجد على الأرجح أنه من الأسهل حل الأسئلة أو مشاركة المعلومات شخصيًا.

يكمن سحر التواصل وجهاً لوجه بالطبع في كثافة المعلومات التي يمكنك العمل من خلالها. يمكنك مشاركة الفروق الدقيقة في المعلومات والعواطف المرتبطة بقضية ما والوصول بسرعة إلى حل عندما يمكنك تضمين المعلومات غير اللفظية التي تأتي من المناقشات المباشرة. حتى المكالمات الهاتفية تسمح بتبادل أكبر لكثافة المعلومات من خلال نغمات الصوت أو سرعة الكلام أو التوقف المؤقت في المحادثة.

كما تبني المناقشات الحية العلاقات بشكل أكثر فعالية. عندما تشارك بلفتة من العيون أو تتجاهل ، فأنت تثق في شخص ما بمشاعرك أو عدم يقينك. عندما تميل إلى الأمام ، أو تقوم بالاتصال بالعين ، أو تقدم التعاطف أو تضحك معًا ، فإنك تُظهر انتباهك ووجودك مع شخص ما.

لذا ، احضر إلى المكتب ، أو اتصل بشخص ما على منصة الفيديو الخاصة بك أو التقط الهاتف لحل المشكلات.

# 3 - استثمر الوقت

إذا كنت تقضي الوقت في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني ، فأنت في صحبة جيدة. يقضي معظم الأشخاص (40٪) من ساعتين إلى ثلاث ساعات يوميًا في التحقق من البريد الإلكتروني. تبع ذلك 33٪ من الأشخاص الذين أمضوا ساعة أو ساعتين فقط.

كان الوقت الذي يقضيه الأشخاص في التحقق من البريد الإلكتروني يعتمد جزئيًا على مدة الخدمة. أولئك الذين لديهم سنة أو سنتين من الخبرة في العمل يقضون أقل وقت في التحقق من البريد الإلكتروني ، وأولئك الذين لديهم أطول فترة يقضون معظم الوقت. يمكن أن يعتمد هذا على حركة البريد الإلكتروني التي تلقوها أو المناصب التي كانوا فيها. إذا وسع الناس اتصالاتهم وتأثيرهم على حياتهم المهنية ، فقد يكونون في مزيد من الاتصالات أو حلقات البريد الإلكتروني ، مما يتطلب وقتهم واهتمامهم.

يبدو أنه من الصعب تنظيف صندوق البريد الإلكتروني. على الرغم من أن 69٪ من الأشخاص يقضون من ساعة إلى ثلاث ساعات في فرز وحذف رسائل البريد الإلكتروني كل أسبوع ، إلا أن 38٪ فقط لديهم طعم "البريد الوارد صفر" مع عدم وجود رسائل بريد إلكتروني في قائمة انتظارهم.

يستغرق التواصل بشكل فعال وقتًا ، ولكنه أيضًا يستحق الجهد المبذول. القادة الذين هم الحاضر ويمكن الوصول إليه يميلون إلى أن يكونوا أكثر ثقة. والزملاء الذين يتسمون بالاستجابة ويجيدون المتابعة هم أولئك الأشخاص الذين يميلون إلى تفضيل العمل معهم. العادات التي تجعلك أكثر سهولة في الوصول والاستجابة تقلل التحيز عن قرب وتزيد من مصداقيتك.

لذا ابحث في رسائل البريد الإلكتروني واستجب بسرعة لتلك الرسائل السهلة أو التي ينتظرها الأشخاص من أجل مواصلة عملهم. بعد ذلك ، حدد أولويات رسائل البريد الإلكتروني المهمة ، ولكنها ستتطلب المزيد من وقتك أو تركيزك. وقم بتجميعها بحيث يمكنك تعيين فترات زمنية للرد عندما يكون لديك فترة تركيز.

# 4 - كن مستجيب

تصاعدت التوقعات الخاصة بوقت استجابة البريد الإلكتروني ، حيث يرغب غالبية الأشخاص في الحصول على إجابة على رسالة بريد إلكتروني في غضون ساعات:

• 1-2 ساعة ، 19٪
• 3-6 ساعة ، 39٪
• 7-12 ساعة ، 32٪
• 13-23 ساعة ، 7٪
• 24 ساعة وأكثر 3٪

بالإضافة إلى ذلك ، كثيرًا ما يستجيب الأشخاص لرسائل البريد الإلكتروني خارج ساعات العمل - حيث قال 84٪ إنهم يتحققون من البريد الوارد الخاص بالعمل خارج ساعات العمل. عندما سئلوا عن عدد مرات التحقق من البريد الإلكتروني ، قال 49٪ إنهم يتحققون من البريد الإلكتروني كل بضع ساعات ، و 20٪ يتحققون كل ساعة و 24٪ يتحققون مرة واحدة يوميًا.

سيكون أفضل رهان لك هو التحقق من البريد الإلكتروني بمعدل يتناسب مع متطلبات وظيفتك وأسلوبك. إذا كنت في وظيفة تتطلب مزيدًا من المتابعة الفورية ، فمن الواضح أنك سترغب في التحقق أكثر من مرة. ولكن يمكنك أيضًا التفكير في تفضيلك للحدود.

بالنسبة إلى بعض الأشخاص ، يؤدي إجراء الفحص بانتظام إلى تخفيف التوتر فعليًا - وإنجاز الأشياء وإخراجها من أطباقهم وإرضاءهم. بالنسبة للأشخاص الآخرين ، قد يكون من الأفضل تعيين حاويات من الوقت خلال اليوم حيث يمكنك الحضور إلى رسائل البريد الإلكتروني كلها مرة واحدة.

يمكنك أيضًا وضع حدود مع الزملاء. تحلى بالشفافية فيما يتعلق بالطريقة التي تحبها لتلقي الاتصالات ، وعدد المرات التي ستتحقق فيها وما يمكن أن يتوقعه الناس فيما يتعلق بمتابعتك. يمكن أن يساعدك الانفتاح على مناهجك في العمل أنت وزملاؤك في العمل على أن تكون أكثر فاعلية - معرفة ما يمكن توقعه من بعضكما البعض.

التوازن

تعتمد مصداقيتك المهنية على العديد من العوامل ، ولكن المتابعة والمتابعة والتواصل الجيد هي على رأس القائمة من حيث كيف سيقدر الناس لك ، وتعلم الاعتماد عليك والرغبة في العمل معك.

ضع حدودًا صحية لنفسك ، ولكن ضع في اعتبارك أيضًا ما يحتاجه زملائك في الفريق ليكونوا ناجحين. تساهم الموازنة بين احتياجاتك واحتياجات الآخرين في نجاحك ، ولكن أيضًا في سعادتك وتحقيقك.