الرمادي هو اللون الذي تريد تجنبه

في إدارة المشاريع، اللونين الأبيض والأسود هما صديقان لك، أما اللون الرمادي الداكن فهو ليس كذلك. كمدير للمشروع، فأنت تريد التعامل مع معلومات واضحة ومتحقق منها، وليس مع الافتراضات. عندما يتم وضع الافتراضات وعدم التحقق من صحتها، تحدث أخطاء، وتتأخر الجداول الزمنية، وتفشل المشاريع.

الافتراضات هي أشياء خطيرة يجب القيام بها، ومثل كل الأشياء الخطيرة التي يجب القيام بها - القنابل، على سبيل المثال، أو كعكة الفراولة - إذا ارتكبت حتى أصغر خطأ، فقد تجد نفسك في ورطة رهيبة. إن وضع الافتراضات يعني ببساطة الاعتقاد بأن الأمور تسير بطريقة معينة مع وجود أدلة قليلة أو معدومة تثبت أنك على صواب، ويمكنك أن ترى على الفور كيف يمكن أن يؤدي ذلك إلى مشكلة رهيبة. على سبيل المثال، قد تستيقظ في صباح أحد الأيام وتفترض أن سريرك كان في نفس المكان الذي كان فيه دائمًا، على الرغم من عدم وجود دليل حقيقي على أن الأمر كذلك. ولكن عندما تخرج من سريرك، قد تكتشف أنها طفت إلى البحر، وستكون الآن في ورطة رهيبة، كل هذا بسبب الافتراض الخاطئ الذي قمت به. يمكنك أن ترى أنه من الأفضل عدم وضع الكثير من الافتراضات، خاصة في الصباح.

- ليموني سنيكيت ،
أكاديمية أوستري

مثل ليموني سنيكيت سلسلة من الأحداث المؤسفة الدول، الافتراضات خطيرة. نادرًا ما تستند الافتراضات إلى الحقائق، ولكنها تستند إلى منظور شخصي، وليس إلى الواقع. تخيل كيف يمكن أن يؤثر ذلك على قدرتك على إدارة الفريق إذا قمت أنت والآخرين بوضع افتراضات فيما يتعلق بشيء متكامل مثل إكمال المهمة. 

تستخدم طريقة نجاح المشروع مديري الأنشطة لضمان إنجاز كل مهمة. أثناء جلسة التخطيط لأي مشروع، من المهم إنشاء هيكل تفصيلي للعمل - قائمة بجميع أنشطة المشروع وكل ما يمكن أن يفكر فيه فريقك في الوقت الحالي. في لحظة مهم هنا لأنه من النادر أن تتمكن حتى أفضل الفرق من إنجاز كل مهمة يجب إكمالها في بداية المشروع. لن تكون الأنشطة بأي ترتيب معين، حيث أن التسلسل لن يحدث بعد. كما لن يكون لديهم بالضرورة مالك أو مدة. ستكون حرفيًا مجرد قائمة بالأنشطة.

بالرغم من ذلك، لا يمكن أن تظل هذه المهام بلا مالك. يجب تعيين مالك لكل مهمة — أي مدير النشاط — شخص واحد لكل نشاط. يوافق مدير النشاط على التأكد من إنجاز العمل. هذا هو الشخص الذي ينظر إلى مدير المشروع ويقول: "هذه مهمتي. سأتأكد من حدوث ذلك." هذا لا يعني أنهم وافقوا على القيام بالعمل البدني بأنفسهم، ولكنهم وافقوا على أن يكونوا نقطة الاتصال الوحيدة فيما يتعلق بالنشاط. يعد مفهوم نقطة الاتصال الواحدة مهمًا جدًا، لأنه يقلل من الارتباك ويضيف الوضوح حول من يملك المهمة.

في العمل بالمشروع، الأسود والأبيض هم أصدقاؤك، أما اللون الرمادي فهو عدوك. سيتم استخدام أي شيء رمادي وغامض ضدك في محكمة إدارة المشاريع. الافتراضات تخلق توقعات مبنية على لا شيء أكثر من ماذا لصحتك! التفكير هو الواقع وليس ما هو حقا is الواقع. إدارة المشاريع الناجحة لا تعمل باللون الرمادي – فالأبيض والأسود مهمان لنجاحك. سيتم استخدام أي شيء رمادي وغامض ضدك في محكمة إدارة المشاريع.