لهجة الاتصال الفعال (مفاجأة!) أهم ما في الأمر: 5 استراتيجيات للفعالية

أنت تعلم أن الاتصال أمر بالغ الأهمية لمصداقيتك وفعاليتك ، ولكن مثل العديد من الأشياء في السنوات القليلة الماضية ، فقد تم رفع أهميته وتغيرت طبيعته. مع العمل الهجين والبعيد ، تخلق المسافة الحاجة إلى التواصل بطرق جديدة مع تركيز أكبر على الكتابة والأساليب غير المتزامنة.

ومن المثير للاهتمام ، التواصل يساهم في الصحة العقليةوالشمولية والثقة والاحتفاظ والثقافة. ويبرز عنصر واحد من عناصر الاتصال: النغمة. كيف يتم تأطير رسالتك وكيف يتم فهمها من قبل المستلمين يمكن أن تحدث فرقًا كبيرًا في نجاحك ونجاحهم.

الاتصالات تقلل المسافة

فرص جديدة ل العمل بعيدًا عن المكتب، من مواقع بعيدة ومن مسافة ، سلطت الضوء على تأثيرات الاتصالات. وفقًا للبيانات الجديدة من Grammarly و Harris Poll، 82٪ من العاملين في مجال المعرفة يقولون إن العمل عن بعد يزيد من الحاجة إلى أن يكونوا متواصلين بشكل أفضل.

بالإضافة إلى ذلك ، يكافح الأشخاص للبقاء على اتصال مع زملائهم ويقول 45٪ من الموظفين إن علاقاتهم الشخصية قد عانت بسبب العمل الهجين. تختلف هذه التجربة باختلاف الأجيال ، حيث يقول 59٪ من الجيل Z ، و 48٪ من جيل الألفية ، و 45٪ من الجيل X ، و 28٪ من مواليد جيل الطفرة السكانية.

يقول 62٪ من العمال إن مهارات الاتصال الأفضل ضرورية لتعزيز التنوع والشمول. وينطبق هذا بشكل خاص على 75٪ من العاملين الذين يعتبرون متشعبين عصبيين - والذين يبلغون عن أن التواصل غير الفعال يمثل عائقاً أمام الإدماج بينما يوافق 64٪ فقط من المستجيبين من النمط العصبي. وأفاد 77٪ من أولئك الذين تعتبر اللغة الإنجليزية كلغة ثانية (ESL) أن التواصل غير الفعال يمثل عائقًا مقارنة بـ 68٪ من أولئك الذين تعتبر اللغة الإنجليزية لغتهم الأساسية.

لكن التواصل الرائع يخلق أيضًا تجربة عمل إيجابية حيث يقول 52٪ من العمال إن الاتصال غير المتزامن يجعل وظيفتهم أكثر مرونة ، بينما أفاد 42٪ أنهم أكثر إنتاجية و 34٪ قالوا إنهم يشعرون بإحساس أكبر بالاندماج. بالإضافة إلى ذلك ، يُنظر إلى التواصل الفعال على أنه سبب زيادة الرضا عن العمل لدى 56٪ من المستجيبين وتحسين العلاقات مع الزملاء لـ 54٪.

اللهجة والثقة

هناك العديد من العوامل في الاتصال الفعال - من المحتوى والنبرة إلى التعاطف والوضع والنظام الأساسي - ولكن يبدو أن اللهجة شديدة الأهمية بشكل خاص. في الواقع ، يقول 53٪ من العاملين في مجال المعرفة أن النغمة أكثر أهمية من محتوى الاتصال. لكن 71٪ يجدون صعوبة في اختيار الكلمات الصحيحة لتجنب الإساءة للآخرين و 56٪ يشعرون بعدم اليقين بشأن إيجاد النغمة الصحيحة لتواصلهم.

لهجة تأثير كبير على كيفية عمل الناس معًا بشكل جيد. إذا كان للتواصل نبرة إيجابية ،

• 62٪ يستجيبون بسرعة أكبر
• 57٪ أكثر استجابة للطلبات المستقبلية
• 48٪ يعالجون القلق أو يقومون بالعمل بجودة أعلى
• و 59٪ يرون المرسل بشكل أكثر إيجابية

بالنسبة لأولئك الذين يعملون في مكاتب مختلفة داخل الولايات المتحدة ، أو في مكاتب مختلفة خارج الولايات المتحدة أو الذين يعيشون في مناطق نائية تمامًا ، فإن كل من هذه النسب المئوية تزيد بين 3٪ و 11٪.

خلق النغمة الصحيحة

يعد العثور على النغمة الصحيحة عملية دقيقة ومزيجًا رائعًا من عناصر الاتصال المختلفة. إليك كيفية الحصول على التوازن الصحيح.

# 1 - كن شبيها بالعمل ولكن ودود

إحدى الطرق الأولى للعثور على النغمة الصحيحة هي أن تكون شبيهًا بالعمل ، ولكن أيضًا ودودًا. ستحتاج إلى صقل هذا النهج لثقافتك ودورك ، ولكن بشكل عام ، يقدر الناس التحية بدلاً من الغوص في المحتوى الخاص بك. وتعليق مثل "أتمنى أن تكون بخير" أو أ إقرار موجز بالطقس أو الموسم يمكن أن يوفر مدرجًا إيجابيًا لتبادل الأعمال.

سترغب في أن تكون موجزًا ​​، وأن تستخدم هذه التكتيكات بشكل خاص في الرسالة الأولى التي تفتح موضوعًا. ولكن بعد ذلك سترغب في التركيز على العمل الذي تقوم به دون أن تكون رسميًا للغاية. قارن أفضل اتصالاتك بخزانة ملابس غير رسمية للعمل لا تظهر فيها في بنطالك الرياضي ، لكنك لست مرتديًا بدلة من ثلاث قطع. أنت تركز على النتائج التي تحتاج إلى تحقيقها ولكن بصوت إيجابي.

# 2 - كن واثقا ولكن لا تكن متعجرفًا

ستكون أكثر فاعلية في تواصلك عندما توازن بين الثقة والتواضع. كن واضحًا ولديك وجهة نظر ، ولكن اطلب أيضًا المدخلات عندما يكون ذلك مناسبًا. بنبرة صوتك ، دع المرسل يعرف أن لديك منظوراتك الخاصة ، ولكن أيضًا تقدر وجهة نظرهم ، مع العلم أنه ليس لديك جميع الإجابات.

# 3 - كن موجزا ولكن ليس كيرت

سترغب في الوصول إلى النقطة المهمة في اتصالات عملك ، لكن تجنب أن تكون قصيرًا أو فظًا. قدم سياقًا ولا تفترض أن الأشخاص يعرفون خلفية اتصالك - ما لم تكن متأكدًا من أنهم يعرفون ذلك. قم بتحرير اتصالك قبل الإرسال حتى تقدم تفاصيل كافية دون إرباك القارئ.

كن واضحًا أيضًا بشأن ما تطلبه. ضع في اعتبارك الوصول إلى هذه النقطة في وقت مبكر من البيان الخاص بك ثم تقديم مزيد من التفاصيل أو الخلفية في الجزء الأخير من الرسالة.

في بعض الأحيان ، يكون ما لا تقوم بتضمينه بنفس أهمية ما تفعله - لذا كن انتقائيًا بشأن ما تقوله وقم بتضمين العناصر الأكثر أهمية في المحتوى. بالإضافة إلى ذلك ، لا تفرط في استخدام الكلمة المكتوبة. إذا كانت الرسالة المكتوبة تستغرق أكثر من خمس دقائق لقراءتها ، أو تتضمن أكثر من خمس نقاط أو تتطلب أكثر من خمس وابل ، فمن الأفضل أن تكون مكالمة سريعة أو تبادل شفهي.

# 4 - كن مقنعًا ولكن ليس عاطفيًا

عندما تشعر بشغف تجاه موضوع ما أو إذا كنت غاضبًا أو محبطًا ، فكن حذرًا بشكل خاص بشأن ردك. سترغب في أن تكون مقنعًا في الدفاع عن شيء ما عندما يكون الموقف مناسبًا ، ولكن تجنب أن تكون دفاعيًا أو عاطفيًا أو غاضبًا في لهجتك. إذا كنت تشعر بالشحن بشكل خاص ، فقد تفكر في الانتظار بضع ساعات قبل الضغط على إرسال أو حتى النوم عليه قبل بدء تشغيل ملاحظتك.

# 5 - كن أصيلًا ولكن لا تغفل

الأهم من ذلك كله ، أنك تريد أن تكون على طبيعتك في اتصالاتك - وفي نفس الوقت تكون منتبهًا لما سيكون أكثر تأثيرًا على متلقي (مستلمي) اتصالاتك. بالنسبة لشخص ما يعتمد على البيانات بشكل كبير ، سترغب في تقديم الدليل ، أو بالنسبة لشخص أكثر حساسية ، قد تقضي جملة إضافية في خط الإحماء. لكن لا تسرف ، وافعل تأكد من أنك أصلي. ضع في اعتبارك كيف سيتم تلقي اتصالاتك وكيف يحب المستلم سماع المعلومات وفهمها بشكل أفضل.

إنها معجزة

التواصل العظيم يمكن أن تبني العلاقات وتعزز مصداقيتك ، لكنك تواجه الكثير من الحواجز. أنت تستخدم كلمة يفسرها شخص آخر بشكل سلبي. أنت تنوي نغمة يخطئ المستلم في قراءتها. أنت تؤخر ردك ، ويضع زميلك افتراضات غير صحيحة حول سبب قيامك بذلك. ومع الاتصال الكتابي ، تفتقر إلى جميع القرائن والإشارات غير اللفظية. إنها معجزة بعض الشيء أننا قادرون على التواصل على الإطلاق عندما تفكر في الحواجز.

لكن القصد يساعد. عندما تأخذ وقتك للتواصل بشكل جيد ، وفكر في جمهورك وأيضًا إعادة قراءته وتحريره ، ستجني الفوائد.

بالإضافة إلى ذلك ، عندما تكون متلقيًا للتواصل ، يمكنك منح المرسل ميزة الشك أيضًا - بمعرفة العوائق ، يمكنك النظر إلى ما وراء الكلمات الحرفية والاستماع إلى النوايا الإيجابية.

النية ليست هي نفس التأثير

لقد سمعت أن النية لا تساوي التأثير وهذا صحيح بشكل خاص مع الاتصال الكتابي والاتصال غير المتزامن والاتصال عن بعد. لكن الأمر يستحق بذل الجهد حتى تتمكن من بناء العلاقات وتطوير مصداقيتك والنجاح ببراعة في عملك.